Politique relative à la protection des données personnelles

Introduction

Vetsquare construit avec ses utilisateurs des relations fortes et durables, fondées sur la confiance réciproque : assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles de ses utilisateurs est une priorité absolue pour Vetsquare.

Vetsquare respecte l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives françaises et européennes relatives à la protection des données personnelles.

Vetsquare se conforme également aux règles déontologiques édictées par les instances ordinales représentatives des professions médicales et paramédicales présentes sur son service

Vetsquare applique une politique extrêmement stricte pour garantir la protection des données personnelles de santé de ses utilisateurs :

  • Chaque utilisateur de Vetsquare reste maître de ses données. Vetsquare n’en dispose pas librement.
  • Elles sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.
  • Vetsquare est engagé dans une démarche continue de protection des données de ses utilisateurs, en conformité avec la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après « LIL ») et du Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).
  • Vetsquare dispose d’une équipe dédiée à la protection des données personnelles, composée d’une Directrice Juridique et DPO (Data Protection Officer déclaré auprès de la CNIL), d’un Directeur de la sécurité et d’ingénieurs spécialisés.

Objet de le présente politique

Vetsquare souhaite vous informer par l’intermédiaire de la présente politique de la manière dont nous protégeons vos données à caractère personnel traitées via le site https://www.vet-square.com/ ou via l’application « Vetsquare » disponible sur mobile

La présente politique décrit la manière dont Vetsquare et les professionnels de santé abonnés à ses services traitent les données à caractère personnel des visiteurs et des utilisateurs (ci-après le/les « Utilisateur(s) ») lors de leur navigation sur le site www.vet-square.com (ci-après le « Site ») et de leur utilisation des services de Vetsquare ou de son application mobile (ci-après l’”Application”).

Certaines Données Personnelles de l’Utilisateur doivent être considérées comme des données à caractère personnelles de santé, et sont ci-après dénommées « Données Personnelles de Santé ».

Cette Politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique.

Cependant, les Données Personnelles de l’Utilisateur seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d'application rétroactive.

Cette politique fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation du Site.

Identité et coordonnées des responsables de traitement

Rappel légal : Le responsable du traitement est, au sens de la LIL, la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement.

Le sous-traitant est une personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il agit sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction de celui-ci.

Le responsable du traitement des Données Personnelles est :

Pour les Données Personnelles de Santé collectées (i) par l’Utilisateur lors de la prise de rendez-vous directement via le Site ou l’Application ou (ii) par le Professionnel de Santé dans son agenda Vetsquare

Chaque Professionnel de Santé individuellement auprès duquel vous prenez rendez-vous. Chaque professionnel de santé est considéré comme responsable de traitement.

Vet-Square est sous-traitant : il agit sur instruction particulière de chaque Professionnel de Santé.

Pour les Données Personnelles collectées dans le cadre de (a) la création du compte personnel de l’Utilisateur, (b) sa navigation sur le Site ou l’Application © et la création de statistiques relatives à l'utilisation de l'outil, leur computation et leur anonymisation : Vetsquare, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 837 929 652 et dont le siège social est situé au 12 rue Louis Tourte - 69410 - CHAMPAGNE AU MONT D'OR (ci-avant et ci-après « Vetsquare »).

Vetsquare est représentée par Gérard Guidicelli, son Président.

Qu’elle soit responsable de traitement ou sous-traitant, Vetsquare prend les mesures propres à assurer la protection et la confidentialité des informations nominatives qu’elle détient ou qu’elle traite dans le respect des dispositions de la LIL et du RGPD.

Pour plus d’information concernant les services proposés par Vetsquare vous pouvez vous référer aux Conditions générales d’utilisation du Site (CGU).

Collecte, origine des données

Toutes les données concernant les Utilisateurs sont collectées directement auprès de ces derniers.

Vetsquare s’engage à recueillir le consentement de ses Utilisateurs et/ou à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire.

Lors de leur navigation sur le site Vetsquare, les Utilisateurs sont informés des finalités pour lesquelles leurs données sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne et via la Charte de gestion des cookies.

Finalité des données collectées

1. Nécessité de la collecte.

Lors de la prise de rendez-vous en ligne avec un professionnel de santé, l’Utilisateur communique certaines Données Personnelles. Si l’Utilisateur ne souhaite pas communiquer les informations qui lui sont demandées, il se peut que l’Utilisateur ne puisse pas accéder à certaines parties du Site ou de l’Application, et que Vetsquare soit dans l’impossibilité de répondre à sa demande.

2. Finalités

Le recueil de vos Données Personnelles a pour base légale : l’intérêt légitime de Vetsquare à assurer la meilleure qualité de ses services, à fournir à ses Utilisateurs le meilleur suivi possible de leurs rendez-vous et de leurs parcours de soins, et à améliorer le fonctionnement de son Site et de son Application.

L’intérêt légitime de Vetsquare à produire des données statistiques relatives à l'impact de Vetsquare sur l’activité des Professionnels de santé afin de communiquer sur son outil et améliorer ses services

L’intérêt légitime de Vetsquare à réaliser des enquêtes de satisfaction facultatives sur ses services en vue de les améliorer

Le consentement de ses utilisateurs lorsque celui-ci est requis par la réglementation en vigueur, notamment en matière de prospection commerciale et de cookies.

Les données des Utilisateurs de Vetsquare sont principalement traitées pour :

  • Permettre leur navigation sur le Site et permettre leur utilisation de l’Application
  • Les mettre en relation avec un Professionnel de Santé
  • Leur permettre de visualiser et gérer leurs parcours de soin, tant pour les rendez-vous pris directement sur le Site, que les rendez-vous renseigné par leurs Professionnels de Santé directement.
  • Leur permettre de gérer les rendez-vous de leurs proches et leurs parcours de soin
  • Leur permettre d’être pris en charge de façon optimale par le Professionnel de Santé

A titre subsidiaire les données des Utilisateurs sont également collectées pour :

  • Prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking, ...)
  • Améliorer la navigation sur le Site et l’utilisation de l’Application
  • Mener des enquêtes de satisfaction facultatives sur les services de Vetsquare (ces enquêtes sont réalisées de manière anonyme ou sont anonymisées à bref délai)
  • Effectuer des statistiques sur l’utilisation de l’outil qui seront communiquées au public, un reporting interne pour les équipes de recherche développement de Vetsquare ainsi qu’un reporting à destination des Professionnels de Santé (sans qu’aucune Donnée de Santé ne soit utilisée)

Vous retrouverez plus de détails sur la gestion des cookies nous permettant d’atteindre cette finalité dans notre Charte de gestion des cookies.

Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles demandées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse à l’égard des Utilisateurs de Vetsquare sont précisés lors de leur(s) collecte(s).

Types de données traitées

Vetsquare est susceptible de traiter, en tant que Sous-traitant, pour permettre la prise de rendez-vous, la gestion des rendez-vous et du parcours de soins, tout ou partie des données suivantes :

  • Nom (et nom de naissance), prénom, date de naissance
  • Numéro de téléphone, adresse email, adresse postale (éventuellement digicode)
  • Mot de passe
  • Motif du rendez-vous auprès du praticien, spécialité du praticien, fréquence des rendez-vous
  • Médecin traitant et adressant
  • Historique des rendez-vous
  • Données appartenant au dossier médical que le praticien souhaite partager avec vous
  • Ces mêmes données concernant les proches pour lesquels l’Utilisateur pourrait prendre rendez-vous

Vetsquare est susceptible de traiter, en tant que Responsable de Traitement, pour permettre la prise de rendez-vous, la gestion des rendez-vous et du parcours de soins, tout ou partie des données suivantes :

  • Pour permettre la navigation sur le Site ou l’utilisation de l’Application : données de connexion et d’utilisation du Site ou de l’Application
  • Pour permettre la création de données statistiques relatives à l’impact de Vetsquare, sur l’activité des Professionnels de santé afin de communiquer sur son outil et améliorer ses services
  • Pour prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…) : matériel informatique utilisé pour la navigation, l’adresse IP, le mot de passe (hashé)
  • Pour améliorer la navigation sur le Site ou l’utilisation de l’Application : données de connexion et d’utilisation
  • Pour mener des enquêtes de satisfaction facultatives sur Vetsquare : adresse email
  • Pour mener des campagnes de communication (sms, mail) : numéro de téléphone, adresse email.

Non-communication des données personnelles

Les Données Personnelles de l’Utilisateur ne seront pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.

Les Données Personnelles de l’Utilisateur peuvent être traitées par des filiales de Vetsquare et des sous-traitants (prestataires de services), dans le respect absolu du principe énoncé ci-dessus, exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente politique.

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées ci-dessus, les principales personnes susceptibles d’avoir accès aux données des Utilisateurs (hors Données de Santé) de Vetsquare sont principalement les agents de notre service client.

Vetsquare recourt également aux prestations fournies par plusieurs sociétés spécialisées (mailing, analyse d’audience) dont la liste peut être communiquée aux personnes concernées sur demande adressée à contact@vet-square.com. Aucune Donnée Personnelle de Santé ne leur est communiquée. Si ces sociétés utilisent des serveurs en dehors de l’Union Européenne, nous avons conclu avec elles des contrats spécifiques et des clauses contractuelles types établies par la Commission Européenne pour encadrer et sécuriser le transfert de vos données à ces prestataires.

Durée de conservation des données

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales.

Les droits des utilisateurs

Chaque fois que Vetsquare traite des Données Personnelles, Vetsquare prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude et de la pertinence des Données Personnelles au regard des finalités pour lesquelles Vetsquare les traite.

Conformément à la réglementation européenne en vigueur, les Utilisateurs de Vetsquare disposent des droits suivants :

  • Droit d'accès (article 15 RGPD) et de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude des données des Utilisateurs
  • Droit de verrouillage ou d’effacement des données des Utilisateurs à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite (en savoir plus)
  • Droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD)
  • Droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs (article 18 RGPD)
  • Droit d’opposition au traitement des données des Utilisateurs (article 21 RGPD)
  • Droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)
  • Droit de définir le sort des données des Utilisateurs après leur mort et de choisir à qui Vetsquare devra communiquer (ou non) ses données à un tiers qu’ils aura préalablement désigné

Dès que Vetsquare a connaissance du décès d’un Utilisateur et à défaut d’instructions de sa part, Vetsquare s’engage à détruire ses données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale (telle que la conservation du dossier patient).

Si l’Utilisateur souhaite savoir comment Vetsquare utilise ses Données Personnelles, demander à les rectifier ou s’oppose à leur traitement, l’Utilisateur peut contacter Vetsquare par écrit à l’adresse suivante : Vetsquare : 12 rue Louis Tourte - 69410 - CHAMPAGNE AU MONT D'OR - ou par mail à contact@vet-square.com

Dans ce cas, l’Utilisateur doit indiquer les Données Personnelles qu’il souhaiterait que Vetsquare corrige, mette à jour ou supprime, en s’identifiant de manière précise avec une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport). Les demandes de suppression de Données Personnelles seront soumises aux obligations qui sont imposées à Vetsquare par la loi, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents.

Enfin, les Utilisateurs de Vetsquare peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

"Cookies" et balises (tags) internet

Veuillez vous référer à notre Charte d'Information sur les cookies.

Les Données Personnelles de l’Utilisateur ne seront pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.

Les Données Personnelles de l’Utilisateur spécifiques à la Téléconsultation peuvent être traitées par des filiales de Vetsquare et des sous-traitants (prestataire pour l’hébergement des données de santé, prestataire de services de paiement), dans le respect absolu de la Politique de protection des données personnelles des Services Vetsquare.

Réseaux sociaux

L’Utilisateur de Vetsquare a la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Twitter, Facebook, Youtube figurant sur le Site ou dans l’Application de Vetsquare.

Les réseaux sociaux permettent d'améliorer la convivialité du Site et aident à sa promotion via les partages. Les services de partage de vidéo permettent d'enrichir le Site de Vetsquare de contenus vidéo et augmentent sa visibilité.

Lorsque l’Utilisateur clique sur ces boutons, Vetsquare pourra avoir accès aux informations personnelles que l’Utilisateur aura indiquées comme publiques et accessibles depuis ses profils Twitter, Facebook, Youtube.

Cependant, Vetsquare ne crée ni n’utilise aucune base de données indépendante de Twitter, Facebook, Youtube à partir des informations personnelles que l’Utilisateur peut y publier et Vetsquare ne traitera aucune donnée relevant de sa vie privée par ce biais.

Si l’Utilisateur ne souhaite pas que Vetsquare ait accès aux informations personnelles publiées sur l’espace public de ses profils ou de ses comptes sociaux, l’Utilisateur devra alors utiliser les moyens mis à sa disposition par Twitter, Facebook, Youtube afin de limiter l’accès à ses données.

Sécurité

Vetsquare met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité des traitements de données à caractère personnel et la confidentialité de Données Personnelles.

A ce titre, VET-SQUARE prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données…).

Informations personnelles et mineurs

En principe, le Site et l’Application s’adressent à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel se trouve l’Utilisateur.

L'Utilisateur mineur de moins de 16 ans ou incapable doit obtenir le consentement préalable de son responsable légal préalablement à la saisie de ses données sur le Site et l’Application. Sauf obligation légale de confidentialité ou liée au secret médical, Vetsquare pourra directement informer ce responsable (i) des catégories spécifiques de Données Personnelles recueillies auprès de la personne mineure (ii) de la possibilité de s’opposer à la collecte, l’utilisation ou la conservation de celles-ci.

L’âge de 16 ans peut être abaissé jusqu’à 13 ans en fonction de la réglementation locale de la résidence habituelle de l’Utilisateur, en vertu de l’article 8 du RGPD.

Nous contacter - Coordonnées du DPO

Si l’Utilisateur a des questions ou des réclamations concernant le respect par Vetsquare de la présente Politique, ou si l’Utilisateur souhaite faire part à Vetsquare de recommandations ou des commentaires visant à améliorer la qualité de la présente politique, l’Utilisateur peut contacter Vetsquare par écrit à l’adresse suivante : Vetsquare : 12 rue Louis Tourte - 69410 - CHAMPAGNE AU MONT D'OR ou par e-mail à : contact@vet-square.com